Grundsätze zum Datenzugriff und zur Prüfbarkeit digitaler Unterlagen

Rechtslage zur digitalen Archivierung

Im Rahmen des Steuersenkungsgesetzes vom 23.10.2000 wurden Änderungen der Abgabenordnung (AO) festgelegt. Die Finanzverwaltung erhält ab dem 1.1.2002 bei Betriebsprüfungen weitgehende Zugriffsrechte auf die Datenverarbeitungs-Systeme (DV-Systeme) von Unternehmen. Die Daten können durch direkten Zugriff auf das Programm und auf gespeicherte Daten eingesehen werden.

Kurzbeschreibung

Ein Betriebsprüfer bekommt den Auftrag, einen Betrieb oder ein Unternehmen zu prüfen. Für bestimmte Prüfungsfelder und Prüfungszeiträume beschließt der Betriebsprüfer, die Daten unter Zuhilfenahme von Prüfungssoftware zu analysieren. Entsprechend gibt der Betriebsprüfer dem Unternehmen die Prüfung an sich und die Prüfungsschwerpunkte bekannt.

Behördeneigene Prüfsoftware darf nicht auf der EDV des Unternehmens installiert werden. Die Daten sind per Datenträgerüberlassung bereitzustellen.

Für die Prüfung erhält der Betriebsprüfer vom Unternehmen oder dessen Steuerberater Datenträger (i.d.R. eine oder mehrere CD-ROMs). Auf den CD-ROMs sind steuerrelevante Daten und beschreibende Daten enthalten, um die Daten ohne weitere Erklärungen einzulesen. Gemäß den Prüfungsschwerpunkten sucht der Prüfer die ihn interessierenden Tabellen heraus und liest die entsprechenden Daten-CD-ROMs ein.